一、 档案材料收集范围

档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。本院在党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会等各项工作中形成的已办理完毕的对学院和社会当前与长远具有参考凭证作用和研究价值的文件材料、图表、声像等记录及重要物品均为整理、立卷、归档的范围。

二、档案材料收集要求

（一）收集进综合档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

（二）不符合归档要求的档案材料，档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

1.载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

2.载体字迹要求。只能用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

3.现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。

（三）材料必须齐全、完整。

1.各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。

2.整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。

三、档案材料收集时间

（一）每年3月份收集以年度为单位归档的文件资料。

（二）每年5月份收集财会类文件资料。

（三）每年9月份收集以学年为单位归档的教学类文件资料。

（四）成套性及大型活动的文件资料采取活动结束后立即归档。

四、归档办法

（一）各门类档案移交时交接双方必须当面检查验收文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求的，档案室拒绝接收，并限期改正补交。

（二）移交时打印移交清册、案卷目录各一式二份，双方各执一份备查，并附电子版。

（三）接收后的各门类案卷由档案室按规范标准统一编号、排架存放。

五、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度

（一）定期送交制度。形成档案材料的各部门应确定一名兼职档案员，按照档案室的归档时间、归档质量的要求，送交到档案室。任何个人不得以任何理由拒绝向综合档案室归档移交对学院有价值的档案材料。

（二）联系催要制度。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

办公室

2014年1月10日