关于印发《安徽审计职业学院档案管理办法》等10项档案制度的通知

皖审院〔2019〕35号

各处室（馆、中心）、各系部：

《安徽审计职业学院档案管理办法》《安徽审计职业学院部门归档制度》《安徽审计职业学院归档文件整理制度》《安徽审计职业学院档案安全管理制度》《安徽审计职业学院档案保密制度》《安徽审计职业学院档案收集制度》《安徽审计职业学院档案移交制度》《安徽审计职业学院档案借阅利用制度》《安徽审计职业学院档案鉴定销毁制度》《安徽审计职业学院档案安全管理应急预案》等10项档案制度已经院长办公会议审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

安徽审计职业学院

2019年3月29日

安徽审计职业学院档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，更好地为学院提供档案信息服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学院档案管理办法》（教育部27号令）《安徽省档案条例》等法律法规，结合我院工作实际，修订本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学院在从事教学、科研、党政管理等活动中直接形成的，对学院、师生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条 档案工作是学院的基础性工作之一，是评估和衡量学院教育教学质量和管理水平的重要标志，学院应加强档案管理，纳入整体发展规划。

第四条 学院档案工作遵循统一领导，分级管理的原则，根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，由学院档案室集中统一管理，保证档案完整与安全。

第二章 领导体制与人员配备

第五条 安徽审计职业学院的档案工作由院长直接 领导，主要职责包括：

（一）贯彻执行国家档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作管理制度；

（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，推进档案信息化建设与其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 学院办公室负责人协助院长管理档案工作，其主要职责包括：

（一）协助院长贯彻执行国家、教育部和安徽省有关档案管理法律法规以及政策规定；

（二）主持制定学院有关档案工作发展规划和管理制度；

（三）负责组织、协调、咨议全院性档案工作。

第七条 学院档案室负责全院档案管理工作，作为学院档案信息储存、开发利用、服务交流中心，主要职责包括：

（一）学习贯彻执行国家、教育部、省和相关主管部门有关档案工作的法律法规和政策规定，综合规划学院档案工作；

（二）负责全院各类归档材料及重要资料的收集（接收）、整理、鉴定、编目、统计，保管学院各类档案及有关资料；

（三）编制各类档案的检索工具，编写有关参考资料和汇编，积极开发档案信息资源，为学院各项工作提供档案利用服务；

（四）开展档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）保守档案机密，确保档案的完整和安全，做好档案保护工作，延长档案使用寿命；

（六）指导监督学院各部门立卷归档工作，健全学院档案工作网络，负责全院专兼职档案员的业务培训；

（七）开展档案宣传，提高全院师生员工的档案意识；

（八）开展档案学术研究和交流活动，不断提高科学管理水平。

第八条 学院各部门主要负责人主管本部门档案工作，并确定一名兼职档案员具体负责本部门档案事务。

第九条 学院应当为档案室配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学院事业编制，其编制人数由学院根据档案室室藏档案数量和工作任务确定。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条 档案工作人员必须遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，并具备档案业务基础知识和相应的科学文化知识。

第十一条 学院对于长期接触含有毒有害物质的档案工作人员，按照有关法律法规，应当采取有效的防护措施，防止发生职业伤害事故，保障依法享有工伤社会保险等待遇。

第三章 档案管理

第十二条 学院应当建立健全档案工作检查考核机制，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，提高档案管理水平。

第十三条 学院文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委等组织的各类会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学院行政工作各类会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理材料。

（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，以上各类档案的详细归档范围见《安徽审计职业学院档案归档范围和保管期限表》。

第十四条 学院实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度。

第十五条 归档的材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。

第十六条 学院各部门应按时办理档案移交手续，向学院档案室移交本部门应归档的档案，执行《安徽审计职业学院档案移交制度》。

第十七条 学院档案室是保存和利用档案的专门机构，应确保安全，配备符合要求的档案库房和管理设施。具体标准参照《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）执行。

第十八条 学院档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号等工作。

第十九条 学院档案室应严格执行档案借阅制度和库房管理规定，定期对档案保管情况进行检查，采用先进档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。

第二十条 学院档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定、登记造册后报学院批准后，予以销毁；未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条 学院档案室应认真执行档案统计年报制度，按国家有关规定报送学院档案工作基本情况等。

第二十二条 学院应将档案信息化纳入校园信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步进行。学院档案室应制定档案信息化建设规划和实施方案，并组织实施。

第四章 档案的编研与开发利用

第二十三条 学院档案室应采取多种形式开展档案宣传，推进档案信息资源开发，编辑出版档案参考资料，参与学生德育教育，发挥档案教育功能。

第二十四条 学院档案室应协助完成大事记、校园文化宣传推广等工作，打造综合性档案利用服务中心。

第二十五条 学院档案室应编制必要的检索工具、参考资料，如分类目录、专题目录、卡片及汇编、索引等，积极主动地提供档案利用服务。

第二十六条 学院档案室面向全体教职工、学生和社会公众提供开放档案的借阅利用服务，执行档案利用登记审批制度。

第二十七条 学院档案室保存的重要和珍贵档案，一般只提供复印件，确需使用原件的，应办理相关审批手续。

第五章 奖励与处罚

第二十八条 学院档案室应建立检查考核和评估机制，按照学院相关考核考评制度对优秀人员进行奖励。

第二十九条 对于违反《中华人民共和国档案法》《安徽省档案条例》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《安徽省档案条例》第五章规定的程序和处理办法予以处罚。

第六章 附则

第三十条 本办法由学院办公室负责解释。

第三十一条 本办法自印发之日起施行，原《安徽审计职业学院档案管理办法》（皖审院〔2004〕38号）同时废止。

安徽审计职业学院部门归档制度

根据《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《安徽省高等学校档案管理实施办法》（教办〔2009〕44号）和省档案局关于推行部门归档制度的要求，修订本制度。

一、归档单位划分

（一）学院采取文件形成部门归档、课题组自行立卷的形式，各归档单位如下：

A办公室

B组织人事处

C纪检监察室

D教务处

E学生处（团委）

F招生就业中心

G财务室

H总务处

I招投标管理办公室

J安全保卫部

K审计系

L会计系

M工程管理系

N商学系

O基础部

P现代教育技术中心

Q图书馆

（二）科研档案、基建档案、会计档案、教学档案、学生档案、声像档案等按专业档案管理办法规定进行归档。

二、档案的立卷

立卷原则：遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，分门别类便于保存和查找。

（一）实行部门立卷归档，各部门要认真做好文件的管理和立卷归档工作，兼职档案员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案。

（二）文件材料以各部门为单位周期性立卷。具体分工如下：

1.上级党政领导机关发来的文件和院党政管理形成的文件，会议记录及纪要、决定事项等由学院办公室立卷。

2.属于各部门职责范围内形成的文件材料，由所属部门整理立卷；属于多个部门工作形成的文件材料，由牵头部门整理立卷；如遇到特殊情况，辨不清由谁立卷的，由学院办公室认定。

3.上级主管部门来文和参加上级召开会议带回的文件，综合性的由院办公室立卷，专门性的由主办部门立卷。

4.学院临时设置机构形成的文件，由临时机构立卷，工作结束后统一移交。

5.人事档案由组织人事处负责整理立卷。

6.教学档案由教务处负责整理立卷。

7.学生档案由学生处负责整理立卷。

8.科研档案由项目负责人负责整理立卷。

9.会计档案由财务室负责整理立卷。

10.基建档案由总务处负责整理立卷。

11.声像档案由组织人事处等负责整理立卷。

12.本院形成的正式行文文件归档3套，第1套为印本和底稿，第2、3套为印件，由学院办公室立卷。

三、归档整理方法

（一）纸质档案材料以“件”为单位进行整理，按文件自然联系顺序排列。立卷时应在档案材料的首页空白处用铅笔标注文件页数等信息，填写《纸质文件归档统计表》。

（二）电子档案材料以“件”为单位进行整理，也可根据实际按工作项目为单位进行整理。在整理时应齐全、完整地收集电子文件及其组件，按通用格式进行保存，立卷时填写《电子文件归档统计表》。

四、立卷归档时间

（一）党群类、行政类、出版类、外事类档案整理完毕于次年三月底前立卷归档。

（二）财会类档案暂时由财务室保管1年，于第三年5月底前立卷归档。

（三）教学类、学生类档案按教学年度进行立卷，于次学年寒假前立卷归档。

（四）科研类档案在项目完成后2个月内立卷归档。

（五）仪器设备类、基建类档案在项目完成验收后3个月内立卷归档。

安徽审计职业学院归档文件整理制度

为规范文件整理归档工作，完善归档文件的整理方法，提高档案工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法》《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和《安徽省归档文件整理细则》（试行）的有关规定，修订本制度。

一、整理原则及质量要求

归档文件整理应遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件应齐全、完整、准确。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时进行数字化处理，加工成电子档案保管。归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

二、整理方法

（一）整理

归档文件的整理以“件”为单位，一般以单份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文各为一件；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。

（二）分类

学院归档文件分类采用“保管期限—年度—问题分类法”。即先划分档案的保管期限，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按问题分类。

学院纸质文件归档按问题分为党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、产品生产类、仪器设备类、外事类、出版类、财会类等十一大类。

（三）装订

归档文件按件用线左侧装订或斜角装订，装订时应将左、下侧对齐。归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。

（四）排列

归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类内，按时间顺序排列。会议材料、统计报表等成套文件可集中排列。

（五）编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、问题、件号、页数等项目，其格式如图所示。归档章项目填写应严格按照图中所示顺序行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

图示：归档章式样

1．全宗号：填写省档案馆给立档单位编制的代号。因档案馆尚未给定我院全宗号，此项暂时空置，留待省档案馆给定我院全宗号后再行填写。

2．年度：填写文件形成的年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。

3．保管期限：填写归档文件保管期限的简称。如：永久、30年、10年。具体文件的保管期限划归可参考《安徽审计职业学院文件归档范围和保管期限表》确定。

4．机构/问题：填写作为分类方案类目的问题名称或规范化简称。

5．件号：填写归档文件排列顺序号。根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从“1”开始标注。

6．页数：填写单件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数时应将构成该件的各件页数相加作为该件的页数。

（六）编目

归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。归档文件应逐件编目，针对同一问题的来文与复文，应在备注栏内互作备注。责任者填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；文号填写文件的发文字号，填写时应照实抄录，不能省略；题名填写文件标题，文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并外加“[ ]”；日期为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20010909；备注用来注释文件需要说明的情况。件号和页数填写应与归档章内容一致。

（七）装盒

归档文件应严格按照件号顺序装盒，并填写档案盒盒脊等项目。不同年度、不同类别、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

（八）整理说明

归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件归档的总数量、不同类别与保管期限归档文件的数量，以及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

三、归档范围及归档时间

（一）归档范围

归档的各类文件必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；必须反映学院教学、科研、党政管理及其他各项活动的全过程，保证完整、准确、系统，遵循其自然形成规律，符合教学、科研、党政管理及其他各项活动的特点。具体内容可参阅《安徽审计职业学院文件归档范围及保管期限表》。

（二）不归档的文件材料

上级机关普发供参阅、不办理的文件材料、供工作参考的抄件及上级机关征求意见末定稿的文件；重份文件、无查考利用价值的事务性临时文件；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的末生效的文件、合同、协议；一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（重要文稿、学院领导亲笔修改稿和部门负责人签字的最后定稿除外）；无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；非隶属单位、校内相互抄送的不需办理也无参考价值的文件；本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；为参考目的从各方面收集的文件材料。

（三）归档时间

实行定期归档与即时归档结合。科研类、基建类档案和仪器设备类档案在项目建设办理完毕后，对属于归档范围的文件材料，应做到即时归档。其他文书类档案和具有周期性特点的档案实行定期归档，按照《安徽审计职业学院档案移交制度》确定的移交时间进行归档。

四、归档文件整理的具体操作流程

各部门在文件处理完毕后，应及时将归档文件按“件”整理、标注页码并对齐装订（用不伤害纸质材料的形式装订）；定期借助档案信息管理系统实现计算机辅助文件整理；定期将整理好的归档文件送档案室存档并办好移交手续。

安徽审计职业学院档案安全管理制度

为加强档案综合管理，保证学院档案安全完整，按照《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准，修订本制度。

一、学院档案应由档案室集中统一管理，按实体分类法的要求分类存放。

二、学院档案库房建设管理应符合国家有关标准，应做好室内的防火、防盗、防灰、防虫、防光、防潮、防霉、防高温高湿、防有害气体等“十防”工作。安装恒温恒湿系统，配备安全保障设施，特殊载体档案需根据需要配备专门存放保管设备。保持库房整洁、卫生，严禁放置易燃、易爆和与档案无关的物品。

三、档案库房的温湿度需保证在相对湿度45%～60%、温度17～24℃的范围内。

四、档案装具应齐备、充足，符合规范要求，各门类、各载体的档案存放科学、合理、有序，既方便日常查找，又能保证突发事件中的及时抢救。

五、严格档案库房进出管理，执行来访入库登记制度，非档案人员未经允许不得进入库房。

六、档案工作人员应做好库房的保卫、保密工作，库房钥匙专人保管，确保档案的安全。定期检查消防器材和电路、电器设备，及时消除火灾隐患。

七、定期组织档案安全检查，发现问题及时采取措施整改，并做好安全记录分析；节假日前应对档案库房进行安全检查，回收借出档案。

八、满足条件的档案材料应采取异地异质备份措施。

安徽审计职业学院档案保密制度

为了加强档案保密工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关规定，结合我院实际，修订本制度。

一、档案工作人员要严格遵守保密法和有关保密规定，学习档案安全保密工作知识，严守国家机密，认真履行职责，依法做好档案安全保密工作。

二、档案文件的定密和解密，应严格按照国家规定办理。凡属密级档案，应由学院档案室专人负责统一保管。

三、学院综合档案室提供涉密档案的查阅服务，不提供外借或其他利用服务。查阅利用涉密档案应履行审批手续，填写《涉密档案利用登记表》，明确当事人须承担的保密义务和责任，予以查阅。

四、任何人不准损毁、丢失、涂改、伪造档案，不准出卖、转让档案。未经批准，不得擅自复印、抄录、公布、转抄档案，不得携带档案文件外出参观、游览、探亲访友、办私事。

五、档案库房应设置防盗装置及电子报警设备。非档案工作人员未经允许不得进入档案库房。

六、落实档案安全管理责任，按照管理职责权限，承担相应的安全责任。档案工作人员因玩忽职守或个人原因造成泄密、失密事故者，根据情节轻重给予行政处分，违反档案法构成犯罪者，依法移交相关部门处理。

安徽审计职业学院档案收集制度

为加强学院的档案收集工作，促进学院各类档案系统、科学、规范、有序管理，按照《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)进行整理归档，修订本制度。

一、档案收集范围

学院档案室接收保管本院在党群、行政、后勤、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会等各项工作中形成的，对学院、师生和社会在当前与长远都具有参考凭证作用和研究价值的非现行文件材料。文件、图表、声像和重要物品均为整理、立卷、归档的范围。

二、档案收集要求

（一）收集的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），材料应保持真实、文字清楚。

（二）归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准，满足长期保存的要求。纸质文件的归档要求参照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）执行；电子文件的归档要求按照国家档案局批准的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。不符合归档要求的档案材料，学院档案室应责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

1.载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

2.载体字迹要求。只能用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

3.现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。

4.归档移交前,应去除文件材料中易锈蚀的金属物,如订书钉,大头针等。

5.实物档案原则上只接受原件，特殊情况不能提交实物的，可与学院档案室协商，移交复制件。

（三）材料必须齐全、完整。

1.各部门形成的档案材料应有相应佐证。与档案有关的资料（包括方志、年鉴、人物、传记、回忆录、党史资料、政策法规汇编和书报杂志等）应随同档案一并移交，以保证档案资料的完整。

2.单个事件、活动和项目中形成的所有材料必须成套、齐全，保证文件材料之间的逻辑联系。

三、档案收集方式

（一）定期送交。各部门兼职档案员按学院档案室确定的归档时间，按时送交到学院档案室。任何个人不得以任何理由拒绝移交对学院有价值的档案材料。

（二）联系催要。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

安徽审计职业学院档案移交制度

为保证学院档案按时有序移交、立卷，避免移交、立卷时间过分集中，影响档案整理质量，根据档案形成时间特点，结合学院工作实际，修订本制度。

一、严格执行档案材料统一管理的原则，凡学院工作活动形成的具有保存价值的文件材料，都应交档案室归档保存。

二、各部门兼职档案员负责将本部门形成的档案按照规定的时限及时整理、立卷并移交学院档案室。

三、移交文件材料时，移交部门兼职档案员填写《档案材料移交目录》（附电子版）与文件材料一并交至档案室，经专职档案员清点无误后，由移交人和接收人签字确认，一式两份，各执一份备查。

四、文书档案以一个自然年度为移交周期，由相关部门整理立卷，打印目录后，移交档案室。

五、教学档案和学生档案以一个教学年度为移交周期，由相关部门整理、装订，形成移交目录后移交至档案室。

六、科研类档案应在结项后两个月内移交档案室。

七、财会档案以一个自然年度为移交周期，由财务室整理、装订，在本部门保存一年后移交档案室。

八、基建档案在工程竣工决算的三个月内由项目负责人立卷移交档案室。

九、实物档案随时归档，成套性及大型活动的文件资料采取活动结束后由活动组织者立卷归档。

十、移交时间以规定月份的月初起算，如有特殊情况，可与档案室协商，临时调整，妥善安排。

十一、各部门兼职档案人员变动时，应及时报档案室并做好档案移交工作，办理交接手续。

附录：

各部门档案移交时间安排表

月份	部 门
10	教务处、学生处、招生就业中心、基础部、审计系、会计系、商学系、工程管理系
3	办公室、纪检监察室、组织人事处
5	财务室、招标办、图书馆、安全保卫部、现代教育技术中心、总务处

安徽审计职业学院档案借阅利用制度

根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，为确保档案的安全和完整，更好地为学院教育教学和管理工作提供服务，修订本制度。

一、学院档案室的室藏档案，经鉴定分为开放档案和非开放档案，面向学院全体教职工、学生和社会公众提供开放档案的借阅利用服务。

二、档案借阅利用需进行信息登记，填写《安徽审计职业学院档案利用登记表》和《档案利用效果表》。

三、利用已开放的档案，需办理审批手续。

1．学生档案参照《安徽审计职业学院学生档案管理工作实施细则》执行。

2．本校教职工利用档案应经部门负责人批准。查阅与本人相关的档案（如任免、表彰、处分决定以及由本人经办的档案等）例外。

3．查阅财务档案应经本部门负责人和财务室负责人批准。

4．外单位人员需要利用档案，持本单位介绍信并经学院办公室负责人批准。

5．受人委托查阅涉及个人隐私的档案，须出示委托人的委托函及有效身份证件，经学院办公室负责人批准。

四、未公开档案及涉密档案原则上仅向校内人员提供借阅服务，利用者需填写《非公开档案利用需求报告》或《涉密档案利用申请表》，经所在部门负责人和学院办公室负责人批准后方可查阅。

五、未经档案工作人员同意，不得擅自摘抄、复制、拍摄或公布档案内容，如需索取档案证明或复印件者，经学院档案室工作人员同意后，注明复印人、时间、份数等有关内容方可索取。

六、学院档案原则上不予借出，一般只限在学院档案室内阅览，不得随意带出。如需借出公开档案，经学院办公室负责人批准，办理借出手续后准予借出，逾期不还者，应酌情罚款。借阅时限为文书档案不超过5天，财会档案不超过1天，其他档案不超过2天。延长借阅时间时，需另行办理续借手续。保密档案不予借出。

七、档案利用者归还档案时，档案工作人员应当面检查、验收、核查无误，办理注销。

八、档案利用者应爱护档案，不得损毁、丢失、转借、涂改、出卖、调换、加注标记；不得泄露保密档案的内容。

九、以上条款不含调阅人事档案。

安徽审计职业学院档案鉴定销毁制度

根据《中华人民共和国档案法》和上级主管部门的要求，对保管期限已满的档案应进行鉴定销毁，确保档案的生命周期完整，修订本制度。

一、学院档案室负责档案日常鉴定工作，按照全面、历史、发展、辨证原则确定档案的价值。

二、根据有关档案管理规定，学院档案室应编制学院各类档案归档范围和保管期限表。档案保管期限分为永久和定期，定期保管的期限有30年和10年两类。

四、学院档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出鉴定工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，提出销毁意见。

五、档案的销毁程序

1．编制销毁清册，拟定档案销毁报告。

2．档案销毁必须经学院领导审查批准，必要时要报上一级领导批准后方可销毁。

3．实行监督销毁。应制定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。

六、批准销毁的档案，应派两名监销员送至造纸厂或处理厂，及时组织销毁；销毁完毕，监销员需在销毁清册上写明执行销毁的日期并签字盖章。

七、档案销毁后，必须在相应的《案卷目录》《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。